Umowy o pracę i cywilnoprawne z cudzoziemcami – co musisz wiedzieć po reformie?

Od czerwca 2025 roku weszły w życie przepisy, które w znaczący sposób zmieniają zasady zatrudniania obcokrajowców w Polsce.

Nowe regulacje obejmują zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, wprowadzając dodatkowe obowiązki dokumentacyjne i kontrolne dla pracodawców. Zmiany te mają na celu zwiększenie przejrzystości zatrudnienia, eliminację nadużyć oraz zapewnienie, że cudzoziemcy wykonują pracę na warunkach zgodnych z polskim prawem pracy. Warto zapoznać się z obowiązkami, które obejmują każdego pracodawcę planującego zatrudnianie cudzoziemca w 2025 roku.

Kogo dotyczą zmiany i dlaczego zostały wprowadzone?

Nowe przepisy 2025 w zakresie umów pracy z obcokrajowcami odnoszą się do wszystkich podmiotów powierzających wykonywanie pracy cudzoziemcom spoza UE, EOG i Szwajcarii. Zmiany wynikają z konieczności ujednolicenia standardów zatrudnienia oraz ograniczenia szarej strefy, w której często wykorzystywano umowy ustne lub niepełną dokumentację. Od teraz każdy pracodawca musi zawrzeć umowę pisemną z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem pracy, niezależnie od tego, czy jest to umowa o pracę, czy też kontrakt cywilnoprawny. Obowiązek ten został wprowadzony wprost do ustawy, a jego niedopełnienie wiąże się z ryzykiem sankcji administracyjnych oraz odpowiedzialnością w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jakie są wymogi dotyczące formy i treści umów?

Od 2025 roku umowa pisemna z cudzoziemcem jest wymagana jako warunek legalności zatrudnienia. W przypadku umowy o pracę należy wskazać m.in. stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie zgodne z minimalnymi progami oraz okres zatrudnienia. W umowach cywilnoprawnych z cudzoziemcami obowiązuje zasada jasnego określenia przedmiotu umowy, wynagrodzenia i sposobu jego wypłaty. Dodatkowo dokument powinien być sporządzony w języku zrozumiałym dla cudzoziemca – oznacza to konieczność przygotowania tłumaczenia, jeśli pracownik nie zna języka polskiego na poziomie pozwalającym zrozumieć warunki kontraktu. Zmiany te mają znaczenie praktyczne – brak precyzyjnych zapisów może być podstawą do zakwestionowania umowy przez organy kontrolne.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy po reformie?

Nowelizacja wprowadziła dodatkowe obowiązki administracyjne, które pracodawca musi spełnić, zatrudniając cudzoziemca. Do najważniejszych należą:

• obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy w systemie teleinformatycznym prowadzonym przez urząd pracy,
• przechowywanie kopii dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca w Polsce,
• prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami,
• obowiązek przekazania cudzoziemcowi pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia,
• zapewnienie zgodności wynagrodzenia z minimalnymi stawkami obowiązującymi w 2025 roku.

Celem wprowadzenia większej kontroli nad obiegiem dokumentów jest przeciwdziałanie zatrudnianiu na czarno. Z perspektywy pracodawcy istotne jest zatem przygotowanie procedur wewnętrznych i bieżące monitorowanie poprawności dokumentacji.

Jakie konsekwencje wiążą się z naruszeniem przepisów?

Niedochowanie nowych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna zyskały szersze uprawnienia do weryfikacji formy zatrudnienia obcokrajowców. W przypadku stwierdzenia naruszeń przewidziano grzywny, a także możliwość uznania zatrudnienia za nielegalne, co wpływa nie tylko na pracodawcę, ale również na sytuację pobytową cudzoziemca. Warto podkreślić, że w przypadku kontraktów nietypowych, takich jak umowy o dzieło, szczególnie istotne jest zachowanie właściwej dokumentacji – tutaj pomoc kancelarii prawnej w stworzeniu umowy cywilnoprawnej z cudzoziemcem może okazać się niezbędna.

Szybkie podsumowanie – umowy z cudzoziemcami 2025

• Od czerwca 2025 roku obowiązuje wymóg zawarcia umowy pisemnej dla cudzoziemca.
• Umowy muszą być zrozumiałe dla obcokrajowca, także w formie tłumaczenia.
• Umowy cywilnoprawne z cudzoziemcami wymagają jasnego określenia warunków i wynagrodzenia.
• Pracodawcy muszą zgłaszać zawarcie umów do systemu i prowadzić pełną ewidencję.
• Brak umowy pisemnej skutkuje ryzykiem uznania zatrudnienia za nielegalne.
• Nowe przepisy 2025 w zakresie umów pracy z obcokrajowcami zwiększają kontrolę i eliminują nadużycia.