Nowe obowiązki informacyjne i sankcje dla firm zatrudniających cudzoziemców

Nowe przepisy wprowadzone od czerwca 2025 roku nakładają na firmy zatrudniające cudzoziemców dodatkowe obowiązki informacyjne, które mają na celu zwiększenie transparentności procesów zatrudnienia.

Zmiany te obejmują surowsze wymagania dotyczące zgłaszania szczegółów pracy oraz wyższe sankcje za naruszenia, co wpływa na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Zachęcamy do zapoznania się z poniższym artykułem, aby zrozumieć, jak dostosować swoją działalność do aktualnych regulacji.

Co wprowadzają nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców?

Od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie przepisy, które rozszerzają obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie zatrudniania cudzoziemców, wymagając od firm prowadzenia wszystkich formalności za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, co obejmuje m.in.: 

• składanie wniosków o zezwolenia na pracę, 
• składanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania zadań, 
• przesyłanie niezbędnych dokumentów w formie elektronicznej, 
• monitorowanie legalności pobytu i zatrudnienia obcokrajowców poprzez regularne raportowanie o rozpoczęciu, przerwach czy zakończeniu pracy w ściśle określonych terminach - siedem dni na zgłoszenie podjęcia zatrudnienia lub czternaście dni na informację o niepodjęciu go, przy czym dla zezwoleń na pracę sezonową i oświadczeń, 
• obowiązek przesyłania kopii umowy z cudzoziemcem przed rozpoczęciem pracy obowiązuje odpowiednio od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 roku. 

Umowy z cudzoziemcami muszą być zawierane w formie pisemnej z ewentualnym tłumaczeniem przysięgłym na język obcy, jeśli zostały sporządzone wyłącznie w języku polskim, co ma zapobiegać nieporozumieniom i zapewniać pełną zgodność z prawem. Na pracodawców nakłada się obowiązek przechowywania kompletnej dokumentacji, w tym danych o wynagrodzeniu brutto i netto, zakresie obowiązków oraz potwierdzeniach wypłat, przez okres do dziesięciu lat. W praktyce oznacza potrzebę wdrożenia systemów archiwizacji i kontroli wewnętrznej, aby uniknąć potencjalnych uchybień podczas inspekcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy Straży Granicznej.

Kary za naruszenia przepisów

Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca zostały zaostrzone. Za każde wykryte uchybienie, takie jak brak pisemnej umowy, niezgłoszenie jej kopii do urzędu czy zatrudnienie bez wymaganego zezwolenia, grozi grzywna od 3000 do 50000 złotych, a w przypadkach powtarzających się naruszeń możliwe jest nałożenie zakazu zatrudniania obcokrajowców na okres do trzech lat, a to dodatkowo może prowadzić do cofnięcia wcześniej wydanych zezwoleń i odpowiedzialności karnej. W naszej praktyce oferujemy pomoc w legalnym zatrudnianiu cudzoziemców, obejmującą weryfikację dokumentacji i doradztwo w unikaniu takich sankcji. 

Za co grożą sankcje dla pracodawcy przy zatrudnianiu obcokrajowca?

Aby zilustrować zakres potencjalnych konsekwencji, warto wyróżnić główne typy naruszeń: 

• brak tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla pracownika - uniemożliwia pełne zrozumienie warunków zatrudnienia; 
• niepoinformowanie o prawach pracowniczych, w tym możliwości przystąpienia do związków zawodowych; 
• zatrudnienie na warunkach poniżej średnich stawek sektorowych, co jest traktowane jako nieuczciwa praktyka; 
• brak zgłoszenia zmian w umowie, takich jak modyfikacja zakresu obowiązków czy miejsca pracy; 
• utrudnianie kontroli organów państwowych - może skutkować dodatkowymi karami administracyjnymi. 

Powyższe przykłady pokazują, jak istotne jest kompleksowe podejście do zgodności z prawem. W rezultacie firmy powinny inwestować w szkolenia wewnętrzne i systemy monitorowania, aby minimalizować ryzyko, a w razie wątpliwości korzystać z zewnętrznego wsparcia prawnego, zapewniającego sprawne nawigowanie po złożonych regulacjach.

Szybkie podsumowanie - nowe wymagania i sankcje dla pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców

• Od czerwca 2025 r. obowiązują rozszerzone obowiązki informacyjne wobec cudzoziemców.
• Pracodawca musi zgłaszać zawarcie, zakończenie i zmianę każdej umowy w systemie teleinformatycznym.
• Wymagane jest przechowywanie kopii dokumentów pobytowych i ewidencja zatrudnienia.
• Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca obejmują grzywny i zakaz prowadzenia działalności.
• Zmiany 2025 w sankcjach za nielegalne zatrudnianie obcokrajowców obejmują także brak zgłoszeń.