Elektroniczne wnioski – jak teraz zatrudniać legalnie pracowników z zagranicy?

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce stało się prostsze dzięki cyfryzacji procedur administracyjnych. Obecnie większość formalności związanych z uzyskaniem zezwoleń można przeprowadzić online, co znacząco przyspiesza cały proces. Sprawdź, jakie zmiany wprowadzono i jak legalnie zatrudniać pracowników z zagranicy w 2025 roku. 

Kto i kiedy musi złożyć elektroniczny wniosek?

Obowiązek złożenia elektronicznego wniosku przy zatrudnianiu obcokrajowców dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających cudzoziemców, którzy nie posiadają obywatelstwa państw członkowskich UE, EOG ani Szwajcarii. W praktyce najczęściej chodzi o obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji czy Mołdawii. Wniosek składa się w przypadku chęci uzyskania zezwolenia na pracę typu A lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Termin złożenia wniosku zależy od charakteru zatrudnienia – przed rozpoczęciem pracy obcokrajowiec musi posiadać dokument, który legalizuje jego zatrudnienie. Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub platformy obsługiwanej przez właściwy urząd wojewódzki. Dokumentacja w formie papierowej nie jest już akceptowana, a system elektroniczny wymaga dołączenia skanów umowy, dokumentu tożsamości cudzoziemca i potwierdzenia opłat.

Jak przebiega procedura rozpatrzenia wniosku?

Po przesłaniu elektronicznego wniosku pracodawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie złożenia dokumentów. Następnie urząd analizuje kompletność wniosku, poprawność załączników oraz zgodność z przepisami. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, pracodawca zostanie wezwany do uzupełnienia braków w systemie. Czas oczekiwania na decyzję wynosi od kilku tygodni do kilku miesięcy – zależnie od rodzaju zezwolenia i obciążenia danego urzędu. Ostateczna decyzja, czyli wpis oświadczenia do ewidencji lub wydanie zezwolenia na pracę, również przekazywana jest w formie elektronicznej. Dzięki cyfryzacji pracodawca nie musi odbierać dokumentów osobiście, a całość komunikacji odbywa się w systemie teleinformatycznym.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Proces elektroniczny nie zwalnia z obowiązku starannego przygotowania dokumentacji. Do najczęściej wymaganych należą:

• umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna określająca warunki zatrudnienia,
• kopia paszportu cudzoziemca,
• potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana),
• dokumenty obcokrajowca potwierdzające kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie w określonym zawodzie,
• oświadczenia pracodawcy o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku lokalnym – w określonych przypadkach.

Każdy plik należy dołączyć w odpowiednim formacie, a system często weryfikuje ich poprawność techniczną. Niedopełnienie wymogów formalnych skutkuje przedłużeniem procedury i ryzykiem odmowy. Dlatego warto zadbać o kompletność jeszcze przed wysłaniem formularza.

Najczęstsze wyzwania i praktyczne wskazówki

Mimo że procedura elektroniczna przyspiesza proces zatrudnienia cudzoziemca, wielu pracodawców wciąż napotyka trudności. Dotyczą one zwłaszcza obsługi systemów teleinformatycznych, konieczności wielokrotnego logowania czy ograniczeń co do formatów plików. Warto pamiętać, że wnioski muszą być wypełniane starannie, zgodnie z instrukcjami ministerialnymi, a każde uchybienie może skutkować wezwaniem do poprawy. Istotnym elementem jest również ścisłe przestrzeganie terminów – zarówno przy składaniu wniosków, jak i przy odbiorze decyzji. Dobrą praktyką jest archiwizowanie całości dokumentacji w formie cyfrowej i bieżące monitorowanie statusu sprawy w systemie, co pozwala szybko reagować na ewentualne wezwania urzędów.

Szybkie podsumowanie - wnioski elektroniczne w zatrudnianiu cudzoziemców

• Elektroniczne wnioski są obowiązkowe dla zatrudniania pracowników spoza UE, EOG i Szwajcarii.
• Zgłoszenia składa się przez portale urzędowe, a dokumentacja papierowa nie jest akceptowana.
• Pracodawca musi przygotować komplet dokumentów, w tym umowę, paszport cudzoziemca i dowód opłaty.
• Czas rozpatrywania wniosków zależy od urzędu i rodzaju zezwolenia.
• Błędy formalne w dokumentach powodują wydłużenie procedury.
• Regularne sprawdzanie statusu wniosku w systemie ułatwia kontrolę procesu.