Co grozi pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może narazić pracodawcę na poważne konsekwencje finansowe i prawne, szczególnie w świetle zaostrzonych przepisów wchodzących w życie od czerwca 2025 roku. 

Sankcje nakładane na pracodawców za nielegalne zatrudnienie obcokrajowca obejmują wysokie grzywny, mandaty karne oraz dodatkowe ograniczenia w prowadzeniu działalności. Zapraszamy do lektury poniższego artykułu, aby poznać szczegóły i uniknąć potencjalnych pułapek. 

Czym jest nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Nielegalne zatrudnienie oznacza powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada wymaganego zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy lub prawa do pobytu na terenie Polski. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca zawiera umowę, ale nie zachowuje wymaganej formy pisemnej lub nie zgłasza pracownika do ubezpieczenia. Przepisy jasno wskazują, że pełna odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy – to on musi zweryfikować, czy obcokrajowiec posiada wszystkie niezbędne dokumenty. Od 2025 roku zakres odpowiedzialności został dodatkowo rozszerzony, a sankcje nakładane na pracodawców za nielegalne zatrudnienie obcokrajowca są znacznie surowsze.

Jakie kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców w 2025 roku przewiduje ustawa?

Reforma z czerwca 2025 roku wprowadziła podwyższone sankcje finansowe i administracyjne wobec pracodawców łamiących przepisy. Obecnie obowiązują następujące kary i sankcje:

• grzywny za nielegalne zatrudnienie – od 3 000 zł do 50 000 zł za jednego pracownika zatrudnionego bez zezwolenia;
• wyższe kary przy wielokrotnym naruszeniu – w sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia wielu cudzoziemców bez wymaganych dokumentów, kary mogą się kumulować, sięgając kilkudziesięciu tysięcy złotych;
• mandat karny - pracodawca może otrzymać mandat karny na miejscu w wysokości do 10 000 zł wydany przez inspektora pracy bez konieczności postępowania sądowego;
• sankcje administracyjne – oprócz grzywien pracodawcy grozi czasowy zakaz zatrudniania cudzoziemców, a także wykluczenie z przetargów publicznych;
• zwrot świadczeń publicznych – firmy mogą zostać zobowiązane do zwrotu dopłat, dofinansowań i ulg podatkowych uzyskanych w okresie, w którym naruszały przepisy;
• odpowiedzialność osób zarządzających – kary mogą być nakładane również na członków zarządu lub osoby kierujące działem kadr;
• możliwość wykreślenia z rejestru agencji zatrudnienia lub podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom,
• utrata prawa do korzystania z uproszczonych procedur zatrudniania obcokrajowców,
• ryzyko cofnięcia zezwoleń na zatrudnienie już wydanych cudzoziemcom.

Tak szeroki katalog sankcji ma charakter odstraszający i wskazuje, że ustawodawca traktuje nielegalne zatrudnienie jako poważne naruszenie porządku prawnego. Dla pracodawców oznacza to konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji oraz upewnienia się, że każda forma współpracy z cudzoziemcem jest zgodna z przepisami. 

Jak uniknąć ryzyka i działać zgodnie z prawem?

Aby uniknąć konsekwencji, pracodawca powinien skrupulatnie weryfikować dokumenty pobytowe i zezwolenia, przechowywać kopie wszystkich umów i zgłoszeń oraz na bieżąco monitorować zmiany w przepisach. Ważne jest także przygotowanie procedur wewnętrznych, które pozwolą sprawnie reagować na kontrole organów państwowych. W praktyce oznacza to konieczność inwestycji w obsługę prawną i kadrową, szczególnie w przypadku większych firm zatrudniających wielu obcokrajowców. Dobre praktyki, w tym regularne audyty dokumentacji, są najskuteczniejszym sposobem na utrzymanie zgodności z prawem. Warto pamiętać, że legalne zatrudnienie cudzoziemca to nie tylko obowiązek, ale i ochrona przed dotkliwymi sankcjami.

Szybkie podsumowanie – kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców

• Od czerwca 2025 r. obowiązują wyższe kary za nielegalne zatrudnienie.
• Sankcje obejmują zarówno grzywny finansowe, jak i zakazy administracyjne.
• Grzywny za nielegalne zatrudnienie zaczynają się od 3 000 zł, a mogą sięgać nawet 50 000 zł.
• Sankcje dotyczą każdej sytuacji, gdy cudzoziemiec pracuje bez wymaganego zezwolenia lub wbrew warunkom umowy.
• Pracodawcy muszą przechowywać dokumenty i monitorować legalność zatrudnienia.
• Nielegalne zatrudnienie grozi także wykreśleniem z rejestru i utratą zezwoleń.