Agencje pracy i karencja na zatrudnianie cudzoziemców – co się zmienia?

Wprowadzane od 1 czerwca 2025 roku zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców znacząco modyfikują funkcjonowanie agencji pracy tymczasowej.

Nowe regulacje wprowadzają okres karencji, ograniczając możliwości szybkiego wejścia na rynek dla nowo powstałych podmiotów. Te modyfikacje mają na celu zwiększenie kontroli nad procesami zatrudnienia obcokrajowców. Zachęcamy do zapoznania się z dalszą częścią artykułu, aby zrozumieć ich wpływ na Twoją działalność.

Co zmienia się w regulacjach agencji pracy i zatrudniania cudzoziemców?

Od 1 czerwca 2025 roku weszła w życie ustawa z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która rewolucjonizuje zasady działania agencji zatrudnienia w kontekście cudzoziemców. 

• Wprowadzono dwuletni okres karencji dla nowych agencji pracy tymczasowej, co oznacza, że podmioty wpisane do rejestru po 1.06.2025r. nie mogą świadczyć usług zatrudniania obcokrajowców wymagających oświadczeń o powierzeniu pracy lub zezwoleń sezonowych przez pierwsze dwa lata działalności. Ta regulacja agencji pracy dla cudzoziemców ma zapobiegać nadużyciom i zapewnić, że tylko doświadczone podmioty obsługują wrażliwe procesy imigracyjne. 
• Zlikwidowano test rynku pracy, co upraszcza procedury dla pracodawców, ale jednocześnie nakłada obowiązek informowania urzędu o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia cudzoziemca lub braku podjęcia pracy. 
• Zakazano outsourcingu pracowniczego w formie obchodzenia przepisów o pracy tymczasowej, więc umowy o dzieło lub zlecenie z cudzoziemcami nie mogą służyć jako substytut zatrudnienia tymczasowego. 

Powyższe zmiany wzmacniają ochronę praw cudzoziemców, jednocześnie zwiększając kary za nielegalne zatrudnienie do poziomu nawet 30 000 złotych za każdego pracownika. Jako kancelaria prawna świadcząca pomoc w zatrudnianiu cudzoziemców, doradzamy dokładne zweryfikowanie statusu agencji przed nawiązaniem współpracy, aby uniknąć ryzyka sankcji.

Dlaczego wprowadzono karencję w agencjach APT?

Wprowadzenie karencji dla agencji APT wynika z potrzeby stabilizacji rynku pracy i ograniczenia patologii związanych z masowym zatrudnianiem cudzoziemców przez niedoświadczone podmioty. Obserwowane wcześniej nadużycia, takie jak fikcyjne oświadczenia czy brak kontroli nad warunkami pracy obcokrajowców, skłoniły legislator do zaostrzenia wymogów wejścia na rynek dla nowych agencji. Zmiany te wpisują się w szerszy trend unijny, gdzie Polska dostosowuje swoje prawo do dyrektyw UE dotyczących mobilności pracowników, jednocześnie reagując na rosnące zapotrzebowanie na siłę roboczą z krajów trzecich. W kontekście agencji zatrudnienia cudzoziemców w 2025 roku, karencja chroni pracodawców przed współpracą z niepewnymi podmiotami, które mogłyby narazić ich na kontrole Państwowej Inspekcji Pracy.

Wpływ zmian na działalność agencji pracy i pracodawcy

Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 roku bezpośrednio oddziałują na operacje agencji pracy tymczasowej, wymuszając restrukturyzację modeli biznesowych i zwiększając wymogi compliance. Wprowadzona karencja dla agencji APT oznacza, że nowo powstałe podmioty skupią się początkowo na rynku krajowym i unijnym, co może ograniczyć konkurencję w segmencie cudzoziemców i podnieść ceny usług dla doświadczonych agencji. Dla Ciebie jako pracodawcy te regulacje agencji pracy zatrudniających cudzoziemców niosą zarówno wyzwania, jak i korzyści, wymagając ostrożniejszego wyboru partnerów, ale jednocześnie podnosząc standardy zatrudnienia. 

W ramach adaptacji do zmian warto rozważyć następujące aspekty:

• weryfikacja stażu agencji w KRAZ, aby potwierdzić uprawnienia do obsługi cudzoziemców; 
• wdrożenie systemów monitoringu zatrudnienia, w tym raportowania do urzędu o zmianach w statusie pracownika; 
• szkolenie personelu HR w zakresie cyfrowych procedur na portalu praca.gov.pl; 
• analiza ryzyka kar finansowych za nielegalne praktyki, co obejmuje audyty wewnętrzne; 
• eksploracja alternatyw, takich jak bezpośrednie zatrudnienie cudzoziemców bez pośrednictwa agencji. 

Powyższe kroki pomagają w płynnym dostosowaniu się do środowiska prawnego. W razie wątpliwości warto skonsultować się z ekspertami w dziedzinie prawa pracy, aby zoptymalizować procesy i uniknąć potencjalnych pułapek administracyjnych.

Szybkie podsumowanie - karencja dla agencji pracy tymczasowej

• Nowe agencje zatrudnienia objęte są karencją 2-letnią zanim mogą zatrudniać cudzoziemców wymagających zezwoleń lub oświadczeń.
• Agencje z wpisem do KRAZ przed 1 czerwca 2025, które już działały z zatrudnianiem cudzoziemców wymagających zezwoleń, nie podlegają karencji, jeśli zgłoszą to zmianą wpisu.
• Karencja dotyczy także ponownej rejestracji — utrata wpisu oznacza ponowny okres 2 lat.